Microsoft Purview pour les PME en Haute-Loire | Protégez vos documents sensibles
Devis, RIB, contrats, données RH : classez, chiffrez et contrôlez ce qui sort de votre entreprise, directement dans Microsoft 365. Sans nouveau logiciel, sans changer les habitudes de vos équipes. Pour les TPE et PME du Puy-en-Velay, de la Haute-Loire et de la Loire.
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Savez-vous qui peut lire vos documents ?
Dans une PME, les documents sensibles circulent tous les jours : un RIB transmis à la comptabilité, un devis envoyé au client, un contrat de travail partagé avec le cabinet social. Le problème n’est pas la confiance, c’est l’absence de contrôle : une fois le mail parti, impossible de savoir où le fichier finit.
Le mauvais destinataire
Un fichier confidentiel transféré au mauvais « Martin », un lien de partage ouvert à tout le monde : l’erreur la plus fréquente, et la plus difficile à rattraper.
La fraude au RIB
Un RIB ou une liste de clients qui sortent sans contrôle sont les données préférées des fraudeurs. Et ce sont aussi des données personnelles au sens du RGPD.
Le portable perdu, le salarié qui part
Un ordinateur oublié dans un train, un collaborateur qui quitte l’entreprise avec une copie de la base clients. Ce qui compte, c’est que ces fichiers soient illisibles.
Pour aller plus loin sur le sujet : notre article « Qui peut lire vos documents ? » et notre page sécurité informatique.
Exemples interactifs : testez Purview en situation
Trois situations courantes en PME, reconstituées à partir de notre propre paramétrage. Cliquez sur les options pour voir ce que Purview fait, et ce qu’il ne fait pas. Scénarios fictifs, à titre d’illustration : chez vous, les règles sont ajustées à votre activité.
1. Étiquetez un document Étiquettes de confidentialité
Choisissez une étiquette, comme votre collaborateur le ferait dans Word, Excel ou Outlook :
2. Envoyez un mail Protection contre la perte de données
Pièce jointe :
Destinataire :
3. « Combien de temps gardez-vous ça ? » Conservation
Type de document :
Durées indicatives, à confirmer avec votre expert-comptable ou votre conseil. Référence : les durées de conservation selon la CNIL.
Ce que nous mettons en place
Purview est la brique « protection des données » de Microsoft 365, incluse dans Microsoft 365 Business Premium. Nous activons et réglons quatre fonctions, dans cet ordre.
Étiquettes de confidentialité
Quatre niveaux (Public, Interne, Confidentiel, Confidentiel chiffré), une étiquette par défaut appliquée automatiquement, le chiffrement réservé aux documents qui le méritent. Comment fonctionnent les étiquettes (Microsoft).
Contrôle des données sensibles
Détection automatique des IBAN, numéros de sécurité sociale, données de santé et données personnelles dans les mails et pièces jointes ; mise en attente et validation par un responsable pour les envois vers l’extérieur, avec les exceptions dont vous avez besoin (vos factures, par exemple). En savoir plus sur la protection contre la perte de données.
Politiques de conservation
Des durées par type de document, aucune suppression possible avant l’échéance, et aucune suppression automatique sans votre validation. Les stratégies de rétention expliquées par Microsoft.
Journal d’audit et rapports
Qui a ouvert, modifié, partagé ou étiqueté chaque fichier. Une réponse documentée le jour où un client, un avocat ou la CNIL vous pose la question.
Pour qui ?
Toute entreprise qui manipule des documents qu’elle ne voudrait pas voir circuler : cabinets d’expertise comptable, d’avocats ou de conseil, agences immobilières et syndics, entreprises du bâtiment qui échangent devis et marchés, services RH, et plus généralement toute PME équipée de Microsoft 365 qui souhaite répondre sérieusement au RGPD.
Purview s’articule naturellement avec les autres briques que nous déployons : une gestion documentaire SharePoint pour ranger les documents, Purview pour les protéger ; un tableau de bord Power BI dont les rapports restent réservés aux bonnes personnes. Si vous n’êtes pas encore sur Microsoft 365, nous commençons par la migration de votre messagerie et de vos fichiers.
Notre méthode : par étapes, jamais tout d’un coup
Trop de règles activées le même jour, et ce sont vos propres factures qui se retrouvent bloquées. Nous l’avons déployé sur notre environnement avant de le proposer, et nous procédons toujours dans le même ordre.
État des lieux
Quels documents circulent, par quels canaux, vers qui. Vérification de vos licences et de la sécurité de base du tenant (MFA, accès, partages externes), dans la continuité de notre audit informatique.
Étiquettes
Création des quatre niveaux, étiquette par défaut, chiffrement des documents les plus sensibles. Vos équipes voient apparaître un simple menu dans Word, Excel et Outlook.
Règles de contrôle
Détection des données sensibles, validation des envois externes, exceptions pour vos flux légitimes. D’abord en mode « avertissement », puis en mode « blocage » quand tout est ajusté.
Conservation et suivi
Durées par type de document, journal d’audit, puis suivi dans le cadre de votre contrat de maintenance : revue des alertes, ajustement des règles, accompagnement des nouveaux arrivants.
Tarifs
Mise en place + suivi
Le coût dépend du nombre d’utilisateurs, du nombre de règles à définir et de l’existence ou non d’une gestion documentaire. Le devis comprend :
- l’état des lieux et la vérification des licences,
- le paramétrage des étiquettes, des règles de contrôle et des durées de conservation,
- une courte prise en main pour vos équipes (une demi-heure suffit en général),
- le suivi et l’ajustement des règles dans le temps, intégré à nos packs de maintenance.
Purview est inclus dans Microsoft 365 Business Premium : si vous disposez déjà de cette licence, il n’y a pas d’abonnement supplémentaire à prévoir côté Microsoft. Les licences Microsoft restent souscrites par vos soins, nous ne les revendons pas.
Demander un devisQuestions fréquentes
Faut-il une licence supplémentaire ?
Non si vous êtes en Microsoft 365 Business Premium : Purview en fait partie. Avec Business Standard ou Basic, certaines fonctions (chiffrement, contrôle des données) nécessitent un passage à Business Premium, que nous chiffrons lors de l’état des lieux.
Mes salariés devront-ils changer leurs habitudes ?
Presque pas. Une étiquette apparaît dans la barre d’outils de Word, Excel et Outlook, l’étiquette par défaut s’applique toute seule, et une alerte ne s’affiche que lorsque quelque chose d’anormal est détecté. Pas de nouveau logiciel ni de nouveau mot de passe.
Mes factures ou mes devis risquent-ils d’être bloqués ?
C’est exactement ce que le paramétrage sur mesure évite. Vos flux légitimes (factures émises, échanges avec votre expert-comptable) sont déclarés comme exceptions, et nous commençons en mode « avertissement » avant d’activer le blocage.
Est-ce compatible avec SharePoint et OneDrive ?
Oui, c’est même là que Purview est le plus utile : les étiquettes s’appliquent aux bibliothèques SharePoint, aux fichiers OneDrive et aux équipes Teams, et les partages externes peuvent être limités par étiquette.
Les documents déjà existants sont-ils protégés ?
Les nouveaux documents reçoivent l’étiquette par défaut automatiquement. Pour l’existant, nous étiquetons en priorité les bibliothèques sensibles (RH, comptabilité, contrats) ; un étiquetage automatique de l’ensemble est possible selon votre licence.
Purview supprime-t-il des données automatiquement ?
Jamais sans votre validation. Nos politiques de conservation empêchent la suppression avant l’échéance ; la suppression à l’échéance n’est activée que si vous le décidez, type de document par type de document.
Est-ce suffisant pour être « conforme RGPD » ?
Purview couvre la partie technique : classification, protection, durées de conservation, traçabilité. La conformité suppose aussi un registre des traitements et des procédures, que votre conseil ou votre DPO établit. Nous fournissons les éléments techniques dont ils ont besoin.
Un état des lieux en une demi-heure
Nous vous disons ce qui circule réellement dans votre entreprise, ce que Purview peut protéger, et dans quel ordre. Sans engagement.
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